Dernière mise à jour : 09/07/2024
La présente politique (ci-après désignée la « Politique ») porte sur les traitements des données personnelles de candidats à un poste au sein de HYIVA dans le cadre (i) d’une réponse à une offre d’emploi publiée sur le site internet https://www.hyvia.eu/ de HYVIA (le « Site ») ou sur un site tiers et/ou (ii) d’une candidature spontanée via le formulaire présent sur le Site ou par tout autre moyen (ci-après ensemble désignés par « vous »).
Vos données personnelles sont traitées conformément aux termes de la Politique. La Politique a pour objet de vous informer sur les traitements de données personnelles qui vous concernent et de vous présenter les engagements pris par HYVIA en matière de protection des données personnelles.
Pour toute question relative à notre Politique, vous pouvez nous contacter par e-mail à : data.office@hyvia.eu ou par lettre à l’adresse mentionnée ci-dessus.
Les données recueillies à l’occasion de votre candidature font l’objet d’un traitement de données personnelles par HYVIA, société par actions simplifiée, immatriculée au R.C.S. de Versailles sous le numéro 899 902 191, dont le siège social est situé au 42 route de Beynes, 78640 Villiers-Saint-Frédéric, représentée par Monsieur Nicolas Champetier, en sa qualité de Président, en qualité de responsable du traitement (« HYVIA » ou « nous »).
HYVIA a désigné le cabinet Harlay Avocats en qualité de délégué à la protection des données (le « DPO ») que vous pouvez contacter à l’adresse email suivante : data.office@hyvia.eu.
Les données personnelles sont traitées par HYVIA en tant que responsable du traitement pour les finalités déterminées, explicites et légitimes qui sont décrites ci-après.
Les traitements de données poursuivant les finalités suivantes sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande :
– traitement des candidatures ; et
– gestion des entretiens.
Vous êtes informé que la collecte des données personnelles identifiées ci-après est nécessaire pour l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande. La collecte et la fourniture de ces données personnelles conditionnent donc la bonne exécution des mesures précontractuelles précitées. La non-fourniture de ces données personnelles empêchera donc HYVIA de traiter votre candidature.
Les traitements de données ayant pour finalité la recherche de profils sont fondés sur la poursuite de l’intérêt légitime de HYVIA d’identifier de potentiels candidats pour renforcer ses effectifs.
Enfin, HYVIA peut être amenée à traiter vos données à des fins de constitution d’une CV-thèque afin de vous recontacter en cas de nouvelles opportunités lorsque vous y consentez.
HYVIA traite uniquement les données personnelles strictement nécessaires pour poursuivre les finalités décrites ci-dessus, ce qui inclut les catégories de données suivantes :
– Données d’identification : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone ;
– Données relatives à la vie professionnelle : expériences professionnelles, niveau d’étude, diplômes, ensemble des informations fournies sur votre CV, appréciation sur le candidats et résultats de la mise en situation le cas échéant lors d’un entretien, toute information supplémentaire que vous serez susceptible de communiquer lors de votre candidature et/ou un entretien.
Dans le respect des textes applicables, les données traitées sont communiquées aux destinataires indiqués ci-dessous lorsque cela est strictement nécessaire au regard de leurs fonctions et missions.
Les données personnelles peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
– au personnel habilité au sein de HYVIA et notamment, le service des Ressources Humaines et les managers concernés ;
– aux sous-traitants de HYVIA.
Ces destinataires assurent la stricte confidentialité des données personnelles en leur possession.
Lorsque HYVIA a recours à des sous-traitants, elle ne leur communique les données personnelles vous concernant qu’après avoir obtenu un engagement et des garanties sur leur capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité des données personnelles.
En outre, des contrats sont conclus entre HYVIA et ces sous-traitants dans le respect de la réglementation applicable.
Les différentes catégories de données personnelles traitées par HYVIA exposées ci-dessus peuvent faire l’objet de transferts de données en dehors de l’Espace Économique Européen. Lorsque ces pays ne font pas l’objet de décision d’adéquation rendue par la Commission européenne, les transferts de données personnelles vers ces pays tiers sont donc encadrés par la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou par tout autre garantie appropriée prévue par le RGPD.
De façon générale, lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen, nous le faisons toujours de manière sécurisée et légale :
– soit en transférant les données personnelles à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection adéquat des données personnelles ;
– soit en exécutant ou faisant exécuter les Clauses Contractuelles Types qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos données personnelles ;
– soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 du RGPD.
Vous pouvez obtenir une copie des garanties encadrant les transferts de données en dehors de l’Espace Économique Européen en formulant une demande en ce sens à l’adresse électronique suivante : data.office@hyvia.eu.
Les données traitées sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies lors de leur collecte. Les durées de conservation appliquées aux données sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Lorsque votre candidature est retenue, vos données à caractère personnel sont conservées en base active le temps de la procédure de recrutement jusqu’à la décision d’embauche. A l’issue de cette décision, vos données pourront être réutilisées et conservées à des fins de gestion du personnel en général le temps de votre période d’emploi.
Lorsque votre candidature n’est pas retenue, vos données à caractère personnel sont conservées pendant 3 mois après l’aboutissement du processus de recrutement. Si vous y consentez, vos données peuvent être conservées pendant 2 ans à compter du dernier contact avec vous afin d’alimenter une CV-thèque et de vous recontacter en cas de nouvelles opportunités.
Au-delà, vos données personnelles sont archivées à des fins justificatives, auprès des administrations ou organismes sociaux ou toute autre autorité, ou à des fins probatoires (par exemple, en cas de litige).
HYVIA accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles traitées.
HYVIA met œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles de la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non-autorisée ou l’accès non-autorisé à de telles données personnelles.
Vous disposez des droits suivants concernant les traitements de données personnelles vous concernant.
a) Le droit d’accès
Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées. Lorsque vos données personnelles sont traitées, vous disposez du droit de demander une copie de vos données personnelles traitées et des informations suivantes concernant :
– les finalités du traitement ;
– les catégories de données personnelles concernées ;
– les destinataires, ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, et en particulier les destinataires établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
– lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
– l’existence du droit de demander au responsable de traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
– le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
– des informations relatives à la source des données personnelles dans le cas où les données personnelles ne sont pas collectées directement auprès de vous ;
– l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, dans l’affirmative, des informations utiles sur la logique sous-jacente, l’importance et les conséquences prévues de ce traitement en ce qui vous concerne ;
– lorsque les données personnelles sont transférées vers un pays tiers ou une organisation internationale, des informations sur les garanties appropriées.
b) Le droit de rectification
Vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient rectifiées et/ou complétées dans les cas où elles seraient inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, et cela dans les meilleurs délais.
c) Le droit à l’effacement des données
Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants est applicable :
– les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
– les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit de l’État membre auquel HYVIA est soumis.
Le droit à l’effacement des données personnelles traitées n’est pas un droit général et absolu. Ainsi, il ne peut y être fait droit que si un des motifs prévus à l’article 17 du RGPD s’applique.
Par ailleurs, HYVIA ne pourra pas répondre favorablement à une demande d’effacement dans certains cas. Tel sera par exemple le cas si HYVIA est tenue de conserver les données personnelles pour satisfaire une obligation légale ou réglementaire ou si le traitement de données personnelles est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
d) Le droit à la limitation du traitement de données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les conditions prévues par la législation et la réglementation applicable. Les cas dans lesquels la limitation du traitement des données personnelles peut être demandée sont les suivants :
– Lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles vous concernant : la limitation du traitement doit alors être mise en œuvre jusqu’à ce que HYVIA soit en mesure de vérifier l’exactitude des données personnelles concernées ;
– le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement des données personnelles : la limitation du traitement est alors une alternative à l’effacement des données personnelles ;
– HYVIA n’a plus besoin de traiter les données personnelles mais vous avez besoin des données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
– Vous vous êtes opposé au traitement : la limitation du traitement doit alors être mise en œuvre pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par HYVIA prévalent sur les vôtres.
e) Le droit d’opposition au traitement de données
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données personnelles dont le fondement juridique est l’intérêt légitime de HYVIA.
En cas d’exercice d’un tel droit, HYVIA ne traite plus les données personnelles faisant l’objet du droit d’opposition à moins de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts ainsi que vos droits et libertés, ou la poursuite du traitement pourra se justifier par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
f) Le droit de retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur votre consentement. Nous cessons alors de traiter vos données personnelles pour l’avenir, sans que les traitements antérieurs de vos données personnelles pour lesquels vous avez consenti ne soient remis en cause.
g) Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès
Vous pouvez définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès des services de HYVIA. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements de données personnelles mis en œuvre par HYVIA et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous pouvez également définir des directives générales relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès d’un tiers de confiance certifié et chargé de faire respecter votre volonté, conformément à la réglementation applicable.
h) Le droit d’introduire une réclamation
Si malgré tout le soin apporté par HYVIA à la protection de vos données personnelles, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez alors du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.
i) Les modalités d’exercice des droits
Pour toute demande relative à l’exercice de vos droits, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse de courrier électronique suivante : data.office@hyvia.eu en justifiant votre identité par tout moyen. En cas de doute raisonnable concernant votre identité, il peut vous être demandé une copie d’une pièce d’identité.